GENEL BAKIŞ;

Bilgisayar ve veri iletişim teknolojilerinin hızla yaygınlaştığı günümüzde, firmalar arasında bilgi transferinin büyük yararlar sağlayacağı keşfedilmiş ve bu konudaki çalışmalar derinleştirilmiştir. Farklı ortamlarda çalışan uygulama yazılımları arasında belli standartlarda veri aktarılması teknik olarak oldukça basit bir uygulamadır.Tüm yapılacak olan veri alışverişi yapmak istediğiniz kuruluşla aynı masaya oturarak nasıl bir standar da bilgi aktaracağınızı tartışmak ve bir transfer programı yazmaktır. Ancak, aynı veriyi bir üçüncü kuruluşla paylaşmak istediğiniz zaman konu daha karmaşık bir hale gelmektedir.
Çünkü bir önceki kuruluşla belirlediğiniz standardları bu kuruluşa da uygulatmanız zor olacaktır. Bu tartışmalarda karşılaşılan temel problemler,verinin formatı ve içeriğidir. Buradan yola çıkılarak verinin belli bir formatta ve içeriğininde herkes tarafından anlaşılacağı bir mesaj yapısında aktarımını sağlayacak bir veri değişim teknolojisi olan EDI bulunmuştur. EDI, bilgisayar uygulamalarının daha düşük kullanım masrafıyla ve daha fazla verimlilikle birbirleriyle iletişim kurmalarını sağlamak amacıyla geliştirilmiştir.

EDI NEDIR ?

EDI, farklı kuruluşlardaki uygulamalar arasında yapısal veri değişimi şeklinde tanımlanmaktadır. Bu tanımda yer alan yapısal veri değişimi, EDI’ın iş dünyasında kullanılan kağıt belge değişiminin yerine geçtiği anlamına gelir ve Elektronik Ticaret konusu ile doğrudan ilgilidir. EDI uygulamalarında veri, yapısal bir formatta transfer edilmektedir. Bu formata EDIFACT (İdari, Ticaret ve Nakliyata İlişkin Elektronik Veri Değişimi) adı verilir ve dünya çapında ticaretin kolaylaştırılması konusunda kurulan BM 4.Çalışma Grubunun bir girişimidir. Yaklaşık on yıl önce, uluslararası ticaretin etkinliğini artırmak amacıyla, ticari verilerin içeriğine elektronik yoldan ulaşabilmek için bir dünya standardına gereksinim duyularak bu girişim başlatılmıştır. Standartlaşma süreci ise UN/EDIFACT formatına ilişkin ISO standardlarının ilk yayınlandığı 1987 yılında başlamıştır .

EDI’IN YARARLARI

EDI’ın giderek küçülen ve firmalar arasında etkileşimin önemli bir sorun olduğu bir dünyaya getireceği yararlar hakkında çok şeyler yazılmıştır. EDI’ın en genel ve klasik anlamda yararı , belgelerin varacakları yere ulaşma süreleri ve buna bağlı olarak sipariş sürelerinin azaltılması şeklinde belirlenmiştir. Bir başka anlatımla, herşeyin zamanında yapılarak hiçbir kaynağın boşa harcanmaması planlanmaktadır. EDI’ın doğrudan sağladığı diğer bir yarar da , iletişimde insan unsuruna olan gereksinimi ortadan kaldırmasıdır. Dolayısıyla , büyük sorunlara neden olabilecek insan hataları ve diğer hatalar azaltılabilecektir.

İki kuruluş arasında yapılan bir yazışma örneği üzerinden EDI’ın yararını anlatmaya çalışırsak ; EDI dışında bir ortamda hazırlanan yazı zarflanarak posta yoluyla diğer kuruluşa gönderilecektir. Bu yazının ,EDI yoluyla gönderilmesi tercih edildiğinde, yazı mesaj standardına dönüştürülerek posta hizmetlerine gerek kalmadan bir bilgisayar uygulamasından diğerine elektronik yoldan kısa süre içinde gönderebilecektir.

Tüm bu yararları başlıklar halinde toparlamak gerekirse EDI ;

Hızlı ve doğru veri akışını,
Daha etkin denetim yöntemlerinin geliştirilmesini,
Üretkenliğin ve karlılığın artmasını,
İş ilişkilerinin geliştirilmesini,
Müşteri memnuniyetinin ve rekabet gücünün arttırılmasını sağlayacaktır.

EDI’IN KULLANIM ALANLARI

Ticaret alanında; endüstri, üretim, finans, bankacılık, sigortacılık,
Ulaştırma alanında; kara, demir, hava, denizyolu, dağıtım, yer hizmetleri ve depolama,
Kamu sektöründe; gümrük, uluslararası ve ulusal ticaret, istatistik,
alanlarında kullanılmaktadır.

EDI'ın en önemli kullanım alanlarından olan dış ticaret sektöründe EDI kullanımı ile gümrük idaresi ile gümrük partnerleri (ithalatçı/ihracatçı şirketler, gümrük komisyoncuları), bankalar, diğer kamu kuruluşları ve uluslararası kuruluşlarla elektronik olarak veri alışverişi sağlanmaktadır.

Yukarıdaki şemada , dış ticarette katılımcılar arasında EDI kullanımları açıklanmıştır. Yani bir malın siparişinden başlayarak, sevkiyatından, banka işlemlerine ve en son gümrük işlemlerine kadar her aşamada EDI kullanımı mümkündür. Bu kullanımı gümrük işlemleri açısından ele alırsak, EDI’ın amacı gümrük işlemlerini yapmaya yetkili gümrük komisyoncuları veya ithalatçı/ihracatçı firma temsilcilerinin beyan bilgilerini gümrük bilgisayarına elektronik ortamda kendi bürolarından belli standartda transfer etmelerini sağlamaktır.

Bu uygulama ile ;

Gümrüklü sahaya eşyaların gelişi ile ithalatçı ve ihracatçılar beyanlarını hızlı bir şekilde gümrük idaresine verebilecekler ve gümrük idaresi beyanı ve gerekirse eşyayı minimum gecikme ile kontrol edebilecektir.
Gümrük beyannameleri , gümrük idaresinin bilgisayarına yeniden veri girişi yapılmadan aktarılacak ve vergiler sistem tarafından hesaplandıktan sonra rahatlıkla kontrol edilebilecektir.
Daha gerçekçi istatistikler alınabilecektir.
İşlemler basitleşecektir.
Gümrük Müdürlüklerinde her gün iş takip eden yüzlerce komisyoncu ve firma görevlisi sayısı EDI uygulaması ile süratle azalacak ve gümrük personeli üzerindeki fiziki iş yükü minimum seviyeye inecektir.
1998 yılı başlarında ilk kez Atatürk Havalimanı Gümrük Müdürlüğü'nde uygulanmaya başlanmış olan , gümrük işlemlerine ilişkin BİLGE adlı yazılıma kendi bürolarından erişmek isteyen firmalar yaklaşık olarak 1998 yılı ortalarında da EDI sisteminden yararlanmaya başlamışlardır.

EDIFACT (EDI for Administration, Commerce and Transportation) Standardları

Yukarıda bahsedilen Elektronik Veri Değişimi kapsamındaki mesajlar Birleşmiş Milletler tarafından belirlenen UN/EDIFACT standartları kullanılarak gönderilecektir. Bu standart kapsamında çeşitli kuruluşlar tarafından kullanılmak üzere mesajlar yayınlanmaktadır . Kuruluşlar veri alışverişlerinde bu standartları kullanan yazılımlar ile kendi verilerini standart mesajlara dönüştürerek, çeşitli iletişim ortamlarından veri transferlerini yapmaktadır. Bu transferlerde kullanılan iletişim protokolleri , ISO (Uluslararası Standartlar Örgütü) tarafından onaylanan ve tanınan X25,X400 gibi protokollerdir.Fiziksel bağlantılarda ise kiralık hatlar,TURPAK veya Dial-Up bağlantılar tercih edilmektedir.

UN/EDIFACT mesajları içerisinde gümrük sektöründe kullanılan uluslararası mesajları şunlardır;

CUSCAR ( Customs Cargo Messages)

Gümrük Kargo Mesajları; Gümrük İdaresi ve taşıyıcı firmalar arasında kullanılan mesajdır. İçeriğinde taşıyıcı firma tarafından gümrük idaresine gönderilen özet beyan (manifesto) bilgileri vardır.

CUSDEC ( Customs Decleration Messages)

Gümrük Beyannamesi Mesajları; İthalatçı/İhracatçı ve Gümrük Komisyoncuları ile Gümrük İdaresi arasında kullanılan mesajdır. İçeriğinde gümrük idaresine verilen gümrük beyannamesi bilgileri vardır.

CUSRES ( Customs Response Messages)

Gümrük Cevap Mesajları; Gümrük İdarelerinden CUSDEC ve CUSCAR mesajlarına yöneltilen cevapları içeren mesajlardır .

CUSREP ( Customs Report Messages)

Gümrük Taşıma Raporu Mesajları; Her tür taşıma şekli için detaylı bilgileri içerir. Taşıyıcı firma ile gümrük idaresi arasında kullanılır. Her bir mesaj sadece bir taşımanın verilerini içerir ve aracın varışından sonra gönderilir. Boş konteyner ve yolcu sayısının da gümrük idaresine rapor edilmesinde kullanılır.



Kaynak : Gümrük Müsteşarlığı Elektronik Gümrük Web Sitesi